En la actual economía digital, los equipos de compras se enfrentan a un gran volumen de datos de gastos no estructurados, como facturas en texto libre y entradas de ERP desordenadas. La inteligencia artificial (IA) se está convirtiendo en una herramienta poderosa para limpiar, combinar y analizar esta información. Las empresas que implementan la compra impulsada por IA están viendo beneficios significativos. Un estudio de IBM reveló que los costos disminuyeron entre un 40 y un 70 por ciento en solo seis meses tras adoptar inteligencia de categoría y análisis predictivo impulsados por IA.
Los líderes en adquisiciones ya están utilizando esta tecnología. Según una encuesta, el 73 por ciento de los profesionales de compras emplean IA para actividades como la gestión de contratos y el análisis de datos, lo que mejora claramente la productividad. Un informe de IBM muestra que el 66 por ciento de los ejecutivos afirman que la IA les ha ayudado a ser más productivos, lo que se alinea con la afirmación de que las organizaciones competentes en IA tienen tres veces más probabilidades de reportar ganancias significativas en productividad.
El primer paso para mejorar la gestión de datos de gasto es descomponer los silos de datos desordenados. La información de gastos no estructurada, que presenta nombres de proveedores inconsistentes y descripciones en texto libre, solía requerir semanas para su limpieza manual. Sin embargo, ahora, gran parte de este trabajo es gestionado por canales de IA. Los modelos de procesamiento de lenguaje natural pueden leer textos de facturas e identificar categorías de productos o servicios, al mismo tiempo que etiquetan y organizan automáticamente los detalles de cada línea y combinan registros duplicados a gran escala. Con el tiempo, los sistemas de aprendizaje automático «se entrenan» para reconocer errores ortográficos y agrupar transacciones similares.
Los beneficios son considerablemente significativos. La clasificación automática de gastos, la gestión de datos maestros de proveedores, alertas en tiempo real para compras fuera de contrato y etiquetado de riesgo y sostenibilidad son algunas de las capacidades que la IA ofrece en la gestión de adquisiciones. Al automatizar estas tareas, la IA libera a los analistas de la manipulación manual de datos, permitiendo que los equipos de empresas impulsadas por IA «recuperen horas cada semana», mientras que sus competidores continúan dependiendo de hojas de cálculo. Los datos limpios y consolidados se están convirtiendo en un requisito previo para obtener conocimientos estratégicos y análisis posteriores.
A medida que las organizaciones comprenden la importancia de los datos de gasto, la IA aporta soluciones que van más allá de la simple recopilación de informes estáticos. Ahora, los equipos pueden plantear preguntas prospectivas, y las plataformas permiten realizar consultas sobre datos en lenguaje natural, facilitando respuestas rápidas que permiten una acción más ágil. La capacidad de análisis impulsada por IA también revela oportunidades para consolidar proveedores y negociar descuentos por volumen, al mismo tiempo que ayuda a identificar riesgos de dependencia de proveedores únicos.
La evolución del proceso de adquisiciones no se limita únicamente a la recopilación de datos. Los gerentes de categoría ahora pueden describir requisitos en lenguaje sencillo y utilizar herramientas potenciadas por IA para explorar redes de proveedores globales en cuestión de horas. Esta tecnología ha demostrado ser útil en situaciones de emergencia, como la pandemia, donde la identificación de proveedores calificados se puede hacer rápidamente.
Los contratos también han evolucionado, transformándose de simples documentos PDF a sistemas estructurados y buscables, gracias al procesamiento de lenguaje natural que extrae cláusulas y obligaciones. Las encuestas de la industria muestran que la adopción de herramientas habilitadas por IA se está expandiendo y que, para 2027, se estima que la mitad de las organizaciones emplearán herramientas de IA para el análisis de riesgos contractuales y negociaciones.
Con la ayuda de la IA generativa, los equipos de procuración están encontrando formas nuevas para interactuar con los datos, haciendo que el trabajo sea más ágil y eficiente. Estos sistemas permiten proponer automáticamente términos y condiciones o negociar compras pequeñas, orientando el esfuerzo hacia tareas de mayor valor.
Sin embargo, la tecnología por sí sola no garantiza resultados. Las organizaciones que logran ver mejoras significativas consideran a la IA como una parte integral de la toma de decisiones. La gobernanza de datos es esencial, y es crucial que los profesionales de compras sean capacitados para interpretar los datos correctamente.
La muestra es clara: a medida que los datos de compras se convierten en una infraestructura continua, las decisiones en sourcing son más sólidas y las negociaciones están mejor basadas en información relevante, preparando a las organizaciones para enfrentar la incertidumbre con mayor eficacia.
vía: AI Accelerator Institute
